Was Medienbrüche im Vermietungsprozess großer Wohnungsbestände verursacht – und was sie kosten.

Sieben typische Bruchstellen

• ERP → Inserat. Objektdaten werden für jedes Portal neu eingegeben; Flächen und Mieten driften auseinander.
• Portal → Postfach. Bewerbungen kommen als E-Mail; Zuordnung zu Objekt und Bewerber ist Handarbeit. Bots und Mehrfachprofile fallen nicht auf.
• Postfach → Vorauswahl. Die Bewertung erfolgt in Excel oder im Kopf; AGG-Konformität ist nicht dokumentiert.
• Vorauswahl → Besichtigung. Termine per Telefon, Absagen per Mail, Erinnerungen gar nicht.
• Besichtigung → Nachweise. Selbstauskunft, Bonität und Wohnberechtigungsschein werden nachgefordert, geprüft und abgelegt – dreimal.
• Zusage → Vertrag. Daten werden in eine Vertragsvorlage übertragen; Signatur auf Papier oder im Fremdtool.
• Vertrag → ERP und Mieterportal. Der Mieter wird neu angelegt; sein Bewerberkonto verschwindet, das Mieterkonto beginnt bei null.

Was das kostet: Cost-to-Lease

Rechnen Sie je Wiedervermietung die Mitarbeiterstunden über alle sieben Übergaben plus die Leerstandstage, die durch Wartezeiten zwischen den Schritten entstehen. In Beständen ab 5.000 Einheiten mit 6–8 % Fluktuation summieren sich einige hundert Vorgänge pro Jahr – bei 4–6 Stunden Handarbeit je Vorgang ist das schnell eine volle Stelle, ohne Leerstand gerechnet. Der ROI-Rechner macht diese Rechnung für Ihren Bestand.

Warum ein zweites System die Brüche nicht vermehrt, sondern schließt

Der Reflex vieler IT-Abteilungen ist verständlich: Kein weiteres Tool. Entscheidend ist aber nicht die Anzahl der Systeme, sondern die Anzahl der Übergaben. Eine Vermietungsplattform, die Schritte 1–7 in einem Datenmodell führt, hat genau zwei Schnittstellen zum ERP: Objektdaten hinein, Mietvertrag und Mieterdaten zurück. Aus sieben Brüchen werden zwei definierte Übergaben – und das ERP bleibt führend für Stammdaten und Buchhaltung.

Checkliste für die nächste Prozessaufnahme

• Wo wird heute dieselbe Information zweimal eingegeben?
• Wo liegt eine Bewerbung länger als 24 Stunden unbearbeitet?
• Welche Nachweise prüfen Sie manuell, obwohl eine Plattform sie vorprüfen dürfte?
• Wie viele Bewerbungen je Inserat stammen von Bots oder Mehrfachprofilen?
• Wie viele Tage liegen zwischen Zusage und signiertem Vertrag?